Codice etico

PREMESSA

La società Ercos S.p.A. è consapevole dell’importanza del proprio ruolo all’interno della comunità in cui opera e delle conseguenti responsabilità etiche e sociali nei confronti di tutti i suoi interlocutori. Pertanto, ha deciso di rendere esplicito e di trasmettere all’esterno il sistema di Valori che sta alla base del suo modo di essere e di agire.

Con lo scopo di definire con chiarezza e trasparenza tali Valori ai quali la Società si ispira per raggiungere i propri obiettivi ed i principi etici ed operativi rilevanti è stato predisposto il Codice Etico, la cui osservanza è di primaria importanza per il corretto funzionamento, l’affidabilità la reputazione e l’immagine di Ercos stessa.

Con questo Codice, la Società ha quindi definitivamente esplicitato i fondamenti del proprio stile, per rafforzare ancora di più le relazioni instaurate, affinché ogni sfida futura possa essere affrontata mantenendo sempre il rispetto degli impegni e la trasparenza delle decisioni, per continuare a promuovere uno sviluppo sostenibile attento a tutte le dimensioni del fare impresa. Le attività di Ercos devono quindi essere svolte nel rispetto di tutte le disposizioni di legge e dei principi di onestà, affidabilità, imparzialità, lealtà, trasparenza, correttezza e buona fede.

MISSIONE

Missione

La missione di Ercos S.p.A. risponde all’esigenza di:

  • Favorire lo sviluppo socio economico del territorio, gestendo e acquisendo imprese
  • Realizzare le attività industriali conseguenti alla struttura patrimoniale posseduta
  • Valorizzare i propri collaboratori, favorendone la crescita professionale ed umana in un contesto di salvaguardia della loro salute e sicurezza, e instaurare un dialogo aperto e trasparente

Valori

Consapevole della responsabilità nei confronti dei suoi interlocutori, Ercos ha definito i propri Valori ai quali ispirare i comportamenti e le azioni quotidiane, quali garanzia di qualità e professionalità del servizio offerto:

  • La centralità della Persona: svolgere la propria attività di promozione e sviluppo del territorio con particolare riguardo al rispetto della Persona, adottando un comportamento etico basato su principi quali la correttezza, l’affidabilità e l’irreprensibilità. Il rispetto della Persona implica la tutela della dignità e dell’integrità fisica degli individui, attraverso l’imparzialità nelle scelte, la libertà di pensiero, di coscienza e di religione, la sicurezza, l’adeguata formazione e informazione;
  • Il rispetto e la tutela dell’ambiente: svolgere la propria attività ponendo l’ambiente come una componente importante, facendo propri i principi dello sviluppo sostenibile;
  • La valorizzazione delle risorse umane: attribuire un’importanza fondamentale alla continua e costante crescita professionale ed umana del personale aziendale, inteso come risorsa strategica, promuovendo percorsi di formazione in grado di sensibilizzare ed avvicinare i lavoratori e le “Parti Interessate” ai principi di rispetto, lealtà e tolleranza;
  • La sicurezza e la salvaguardia della salute e delle condizioni di lavoro: considerare l’integrità fisica e morale un valore primario perseguendo costantemente la salvaguardia della salute di dipendenti, degli altri collaboratori e delle comunità interessate dalla attività di Ercos, tutelandone la sicurezza e la salute nei luoghi di lavoro in conformità alla legislazione vigente in materia. I dipendenti dovranno, nell’ambito delle proprie funzioni, partecipare attivamente al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e sicurezza.
  • La correttezza e la trasparenza nelle relazioni: impostare i rapporti con le Parti Interessate (collaboratori, clienti, soci, fornitori, Pubblica Amministrazione, etc.) nel rispetto dei principi di integrità, trasparenza e partecipazione, intesi come condizioni per l’efficacia e l’efficienza, perseguendo la soddisfazione delle aspettative legittime degli interlocutori interni ed esterni, a tutela della credibilità e della reputazione di Ercos;
  • L’efficacia e l’efficienza gestionali: perseguire costantemente il raggiungimento degli obiettivi di efficienza e di efficacia aziendale, nella consapevolezza che la solidità economico-finanziaria è un principio imprescindibile per garantire lo sviluppo futuro dell’impresa.

CODICE DI COMPORTAMENTO

Collaboratori

Integrità

I collaboratori di Ercos devono agire con onestà, trasparenza e lealtà in coerenza con i principi etici stabiliti dal presente Codice, nel pieno rispetto dalla legge, delle procedure aziendali e del contratto di lavoro sottoscritto, contribuendo così all’efficacia del sistema di controllo interno, a tutela del valore della società.

Conflitto di interessi

I collaboratori devono evitare tutte quelle attività che siano o che comunque appaiano in conflitto di interessi con Ercos o che possano, comunque, interferire con la loro capacità di assumere decisioni nell’esclusivo interesse della Società e per le quali esistano evidenti ragioni di opportunità.

Regali e benefici

Non è consentito offrire o ricevere direttamente o indirettamente denaro, regali o benefici di qualsiasi natura a titolo personale e/da terzi (Pubblica Amministrazione, enti di controllo, fornitori, clienti, associazioni, etc.) allo scopo di trarre indebito vantaggio, o, comunque, tali da essere interpretati da un osservatore imparziale, come finalizzato al conseguimento di un vantaggio, anche non economico, contrario a norme imperative di legge, regolamenti e ai principi del presente Codice.

Atti di cortesia commerciale, come omaggi o forme di ospitalità, sono consentiti se e quando siano di modico valore e comunque tali da non compromettere l’integrità o la reputazione delle parti. 

Trasparenza nelle operazioni

Ogni operazione e/o attività deve essere lecita, autorizzata, coerente, documentata, verificabile, in conformità al principio di tracciabilità secondo criteri di prudenza e a tutela degli interessi di Ercos:

  • le procedure aziendali devono consentire l’effettuazione di controlli sulle operazioni, sui processi autorizzati e sull’esecuzione delle operazioni medesime, al fine di gestire efficacemente le attività sociali e fornire con chiarezza informazioni veritiere e corrette sulla situazione patrimoniale, economica e finanziaria di Ercos;
  • ogni collaboratore, che effettui operazioni aventi ad oggetto somme di denaro, beni o altre utilità economicamente valutabili appartenenti ad Ercos, deve fornire ragionevolmente le opportune evidenze per consentire la verifica delle suddette operazioni; qualora i dipendenti e i collaboratori non subordinati, questi ultimi nella misura in cui siano a ciò deputati, venissero a conoscenza di omissioni, falsificazioni o trascuratezze nelle registrazioni contabili o nelle documentazioni di supporto, sono tenuti a riferirne tempestivamente al proprio superiore o alla persona di riferimento all’interno di Ercos, che ne prenderà i relativi provvedimenti.
  • Ercos deve verificare, nel rispetto della normativa ed in via preventiva, le informazioni disponibili sulle controparti commerciali, al fine di appurare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività, prima di instaurare con questi rapporti di affari.

Trattamento delle informazioni

  • Trasparenza e correttezza delle informazioni: i dipendenti ed i collaboratori non subordinati devono assicurare, nell’ambito delle proprie conoscenze, veridicità, trasparenza, accuratezza e completezza della documentazione e delle informazioni rese nello svolgimento dell’attività di propria competenza. Ercos condanna qualsiasi comportamento volto ad alterare la correttezza e la veridicità dei dati e delle informazioni contenute nel sistema di contabilità aziendale, nei bilanci, nelle relazioni o nelle altre comunicazioni sociali previste per legge e dirette al pubblico e alle Autorità di controllo. Affinché la contabilità risponda ai requisiti sopra citati, per ogni operazione deve essere conservata agli atti un’adeguata e completa documentazione di supporto dell’attività svolta, in modo tale da poterne consentire un’immediata determinazione delle caratteristiche e motivazioni che stanno alla base dell’operazione, un’agevole ricostruzione cronologica con la relativa verifica del processo di decisione, autorizzazione e realizzazione, nonché individuazione dei vari livelli di responsabilità.
  • Informazioni riservate e tutela della privacy: le attività di Ercos richiedono l’acquisizione, la conservazione, il trattamento, la comunicazione e la diffusione di dati, documenti ed informazioni attinenti a negoziazioni, procedimenti, operazioni e contratti in cui Ercos sia parte. Le banche dati possono contenere, inoltre, dati personali protetti dalla normativa a tutela della privacy, dati che non possono essere resi noti all’esterno ed infine dati la cui divulgazione potrebbe produrre danni alla Società stessa. Ciascun dipendente è quindi tenuto a tutelare la riservatezza e confidenzialità delle informazioni apprese in ragione della propria funzione lavorativa. Tutte le informazioni, conoscenze e dati acquisiti o elaborati dai dipendenti attraverso le proprie mansioni appartengono ad Ercos e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate senza la preventiva e specifica autorizzazione del superiore.

    Ciascun dipendente dovrà:

    • Acquisire e trattare solamente i dati necessari e direttamente connessi alle sue funzioni;
    • Conservare detti dati in modo tale da impedire a terzi estranei di prenderne conoscenza;
    • Comunicare e divulgare i dati nell’ambito delle procedure prefissate da parte di Ercos ovvero previa autorizzazione della persona a ciò delegata;
    • Determinare la natura confidenziale e riservata delle informazioni ai sensi di quanto prescritto dalle procedure prefissate da Ercos;
    • Assicurarsi che non sussistano vincoli di confidenzialità in virtù di rapporto di qualsiasi natura con terzi.

    Ercos dal canto suo si impegna a proteggere le informazioni ed i dati relativi ai propri dipendenti e ai terzi, e ad evitare ogni uso improprio delle stesse, nel rispetto di quanto previsto dal D. Lgs. 30/6/2003 n. 196 (codice in materia di protezione dei dati personali).

Uso dei beni aziendali

Ciascun collaboratore è tenuto ad operare con diligenza a tutela dei beni aziendali, osservando comportamenti responsabili ed in linea con le politiche aziendali.

Ciascun collaboratore ha responsabilità di custodire e preservare i beni di Ercos che gli sono affidati nell’ambito della sua attività e dovrà utilizzarli in modo appropriato e conforme all’interesse sociale, adottando comportamenti che ragionevolmente ne impediscano l’uso improprio da parte di terzi.

Selezione e valorizzazione del personale

Ercos riconosce la centralità delle risorse umane nella convinzione che il principale fattore di successo di ogni impresa sia costituito dal contributo professionale delle persone che vi operano, in un quadro di lealtà e di fiducia reciproca. Pertanto nella fase di selezione, di assunzione e di avanzamento di carriera del personale, Ercos effettua valutazioni esclusivamente sulla base della corrispondenza tra profili attesi e profili richiesti e di considerazioni di merito trasparenti e verificabili, senza discriminazione alcuna, facendo in modo che tutti possano godere di un trattamento equo e paritario, indipendentemente da sesso, età, nazionalità, religione, etnia. La gestione dei rapporti di lavoro è orientata a garantire pari opportunità, inclusi a titolo esemplificativo i riconoscimenti professionali, le retribuzioni, i corsi di aggiornamento e formazione, etc. e a favorire la crescita professionale dei dipendenti.

Tutela dell’integrità fisica e della dignità morale

Per il Gruppo l’ambiente di lavoro deve essere:

  • Adeguato dal punto di vista della sicurezza e della salute personale: fermi restando i divieti di fumare nei luoghi nei quali ciò possa generare pericolo per la sicurezza della persona e la salubrità degli ambienti, e fermo restando il divieto di fumare, di cui all’art. 51 della legge 16/01/2003 n. 3 in base al quale è vietato fumare nei locali chiusi, tutto il personale deve altresì astenersi dal prestare la propria attività sotto l’effetto di sostanze alcoliche o stupefacenti, o che sortiscano analogo effetto e di consumare tali sostanze nel corso della prestazione lavorativa. Saranno equiparati ai casi precedenti gli stati di dipendenza cronica da alcol e stupefacenti, che abbiano incidenza sulla prestazione lavorativa e che possano turbare il normale svolgimento della stessa e provocare danni a terzi.
  • Privo di pregiudizi: in modo tale che ogni individuo sia trattato con rispetto e tutelato da ogni illecito condizionamento o indebito disagio. Ercos esige che nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non si verifichino molestie di alcun genere, quali ad esempio la creazione di un ambiente di lavoro ostile nei confronti di singoli lavoratori o gruppi di lavoratori, l’ingiustificata interferenza con il lavoro altrui o la creazione di ostacoli e impedimento alle prospettive professionali altrui. Ercos non ammette molestie sessuali, intendendo come tali la subordinazione delle possibilità di crescita professionale o di altro vantaggio alla prestazione di favori sessuali o le proposte di relazioni interpersonali private che, per il fatto di essere sgradite al destinatario, possono turbare la serenità. A tal fine la Società si riserverà, a tutela della propria immagine, il diritto di ritenere rilevanti anche qui comportamenti extra lavorativi che, per la loro risonanza, siano ritenuti offensivi per la sensibilità civile ed interverrà per impedire atteggiamenti interpersonali ingiuriosi o diffamatori.

Fornitori

Onestà

Ercos imposta i rapporti con i propri fornitori nel rispetto delle normative vigenti e dei principi del presente Codice Etico. La Società si aspetta che i propri fornitori tengano un comportamento corretto, diligente e conforme alle disposizioni di legge, con particolare attenzione al rispetto delle procedure e delle buone pratiche in materia di etica, tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro e di rispetto dell’ambiente.

Ercos, con l’obiettivo di promuovere il rispetto di principi etici e la tutela della salute, della sicurezza nei luoghi di lavoro e dell’ambiente in tutta la catena di fornitura, incoraggia i propri fornitori ad applicare i medesimi criteri di selezione dei subfornitori.

Obiettiva valutazione

I fornitori hanno un ruolo fondamentale nel migliorare la competitività complessiva di Ercos. Pertanto il processo di selezione si basa su valutazioni obiettive secondo principi di correttezza, economicità, qualità, innovazione, continuità ed eticità.

Nei rapporti di acquisto ovvero di approvvigionamento, di appalto e, in generale, di fornitura di beni e servizi, è fatto obbligo ai dipendenti di Ercos di attenersi ai principi del presente Codice Etico, nonché delle procedure interne, utilizzando la forma scritta. In ogni caso la selezione deve essere effettuata nell’osservanza dei requisiti di qualità, prezzo, convenienza, capacità ed efficienza.

Correttezza negoziale ed equità contrattuale

L’Azienda imposta i contratti con i propri fornitori, in modo corretto, completo e trasparente cercando di prevedere le circostanze che potrebbero influire significativamente sulla relazione instaurata.

Al sopraggiungere di eventi imprevisti non formalizzati, Ercos si impegna a non sfruttare situazioni di dipendenza o debolezza della controparte e si aspetta dai fornitori un identico comportamento.

Ercos opera per assicurare ai fornitori di risorse e servizi finanziari il rispetto degli impegni presi, tutela la riservatezza del know–how professionale e richiede alla controparte la medesima correttezza nella gestione del rapporto.

Riservatezza dell’informazione

Ercos si impegna a mantenere il totale riserbo su informazioni riguardanti i propri fornitori, inclusi gli appaltatori e i subappaltatori ed a utilizzare suddette informazioni solo nei casi previsti dalla legge o comunque in seguito a consenso degli interessati.

Peraltro anche i fornitori sono tenuti ad assicurare la riservatezza in riferimento a informazioni, documenti e dati personali relativi al Gruppo e ai suoi collaboratori.

Regali e benefici

Non è consentito offrire o ricevere direttamente o indirettamente denaro, regali, o benefici di qualsiasi natura a titolo personale e/da fornitori, inclusi gli appaltatori e i subappaltatori, potenziali o effettivi, allo scopo di trarre indebito vantaggio, o, comunque, tali da essere interpretati da un osservatore imparziale, come finalizzati al conseguimento di un vantaggio, anche non economico, contrario a norme imperative di legge, regolamenti e ai principi del presente Codice Etico.

Atti di cortesia commerciale, come omaggi o forme di ospitalità, sono consentiti se è quando siano di modico valore, e comunque tali da non compromettere l’integrità o la reputazione di una delle parti.

Il compenso da corrispondere ai fornitori dovrà essere esclusivamente commisurato alla prestazione indicata in contratto e i pagamenti non potranno essere effettuati a un soggetto diverso dalla parte contrattuale né in un Paese diverso da quello delle parti contrattuali.

Collaborazione e dialogo

Ercos intende collaborare con i fornitori per assicurare il rispetto dei requisiti di qualità, costo e tempi di consegna.

Nella corrispondenza e nel dialogo con i fornitori l’Azienda si ispira ai principi di correttezza e buona fede, in linea con le più rigorose pratiche commerciali.

 

Pubblica Amministrazione

Legalità, correttezza e trasparenza nel rapporto con la Pubblica Amministrazione

Le relazioni di Ercos con la Pubblica Amministrazione devono ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e regolamentari applicabili e non possono in alcun modo compromettere l’integrità e la reputazione dell’azienda.

Conflitto di interessi

Ercos non potrà farsi rappresentare nei rapporti con la Pubblica Amministrazione da soggetti terzi quando si possa configurare, anche solo astrattamente, un conflitto di interesse.

I soggetti terzi, che operano per conto di Ercos, hanno l’obbligo di astenersi dall’intrattenere rapporti con la Pubblica Amministrazione in ogni altro caso in cui sussistano gravi ragioni di convenienza. 

Regali e benefici

Non è consentito offrire o ricevere direttamente o indirettamente denaro, regali, o benefici di qualsiasi natura a titolo personale e/da fornitori, inclusi gli appaltatori e i subappaltatori, potenziali o effettivi, allo scopo di trarre indebito vantaggio, o, comunque, tali da essere interpretati da un osservatore imparziale, come finalizzati al conseguimento di un vantaggio, anche non economico, contrario a norme imperative di legge, regolamenti e ai principi del presente Codice Etico.

Atti di cortesia commerciale, come omaggi o forme di ospitalità, sono consentiti se e quando siano di modico valore, e comunque tali da non compromettere l’integrità o la reputazione di una delle parti.

Contributi e sovvenzioni

È proibito ricorrere a dichiarazioni e documenti alterati o falsificati od omettere informazioni, o in generale, compiere artifici o raggiri, volti a ottenere concessioni, autorizzazioni, finanziamenti o contributi da parte dell’Unione Europea, dello Stato o di altro Ente Pubblico. È altresì proibito distrarre o destinare a finalità diverse da quelle per cui sono stati concessi, contributi, sovvenzioni o finanziamenti ottenuti dallo Stato, dalle Regioni, da altro Ente Pubblico o dall’Unione Europea, anche se di modico valore e/o importo.

Rapporti di lavoro

La definizione di rapporti di lavoro con ex dipendenti della Pubblica Amministrazione che nell’esercizio delle loro funzioni abbiano intrattenuto rapporti con Ercos o loro parenti e/o affini, avviene nel rigoroso rispetto delle procedure definite dall’azienda.

 

Organizzazioni politiche e sindacali

Gestione dei rapporti

Nei rapporti con le organizzazioni politiche e sindacali Ercos si attiene ai principi etici di correttezza, collaborazione e massima trasparenza. In tale ottica, il Gruppo cerca di instaurare con le organizzazioni sindacali un rapporto aperto e collaborativo, per risolvere in modo dialettico le problematiche emerse.

Contributi

Ercos non eroga contributi di alcun genere, direttamente o indirettamente, a partiti politici, movimenti, comitati ed organizzazioni politiche o sindacali, né a loro rappresentanti o candidati, ad esclusione dei contributi previsti dalle normative vigenti.

Tali contributi dovranno essere erogati in modo rigorosamente conforme alla legge e adeguatamente documentato.

MODALITA’ DI ATTUAZIONE E CONTROLLO

Osservanza del Codice Etico

I Collaboratori di Ercos, intesi come gli amministratori, i dirigenti, i dipendenti e tutti i soggetti che, indipendentemente dalla qualificazione giuridica del rapporto agiscono in nome o per conto e nell’interesse o vantaggio di Ercos, sono impegnati a osservare e a fare osservare i principi del presente Codice Etico.

In nessun modo agire a vantaggio di Ercos può giustificare l’adozione di comportamenti in contrasto con la normativa e con tali principi. In particolare, tutti i collaboratori sono tenuti a operare affinché tali norme siano adeguatamente applicate all’interno del Gruppo e nei rapporti con tutti gli interlocutori esterni.

Gli organi societari e i dirigenti hanno inoltre il dovere di fornire per primi l’esempio di coerenza tra i principi del Codice Etico e i comportamenti quotidiani. A tal fine Ercos si impegna a garantire la massima diffusione del Codice Etico, promuovendone programmi di comunicazione e attività finalizzate ad una maggiore comprensione.

Valore contrattuale del Codice Etico

L’osservanza dei principi del Codice Etico deve  considerarsi parte essenziale degli obblighi contrattuali dei dipendenti della Società, ai sensi e per gli effetti delle normative vigenti (art. 2014 c.c. “diligenza del prestatore di lavoro”), nonché dei collaboratori non subordinati della stessa.

L’adozione da parte di un dipendente di Ercos di un comportamento che disattenda le suddette norme, costituisce, inoltre, violazione dell'obbligo dei lavoratori di eseguire con la diligenza i compiti loro affidati, assumendosene la personale responsabilità. Pertanto l’inosservanza dei principi del Codice costituisce illecito disciplinare e comporta l’applicazione di sanzioni ai sensi dell’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori, del CCNL applicabile e delle norme disciplinari aziendali.

Qualora la violazione delle norme del presente Codice Etico sia posta in essere da chi agisce in nome e per conto e nell’interesse o vantaggio della Società, o da altro soggetto avente rapporti contrattuali con Ercos, l’eventuale sanzione potrà comportare la risoluzione del contratto in essere.

 

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